Spotkanie biznesowe – Jak się przygotować?

Spotkania biznesowe odbywamy na co dzień zarówno z klientami, jak i kontrahentami oraz wspólnikami. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie się do rozmowy. O czym nie możemy zapominać, gdy wybieramy się na spotkanie biznesowe? Zapraszamy do sprawdzenia naszej publikacji, gdzie omówimy najważniejsze szczegóły spotkań biznesowych.

Spotkanie biznesowe – Agenda spotkania

Każdy, kto choć raz był na spotkaniu biznesowym, doskonale wie, jak ważne jest jego odpowiednie zaplanowanie. Chodzi tutaj głównie o to, aby dokładnie przemyśleć kwestie, które chcemy poruszyć podczas rozmowy. W tym celu warto stworzyć agendę spotkania. Jest to ogólny zarys tematów, które chcemy omówić. Jeśli spotkanie ma mniej formalny charakter, możemy przygotować agendę sami dla siebie – dzięki niej nie zapomnimy o najważniejszych kwestiach. Czasami jednak rozmówca wymaga wcześniejszego przesłania planu spotkania. Chodzi przede wszystkim o to, aby druga strona mogła się do rozmowy jak najlepiej przygotować bądź ewentualnie dodać własne tematy do agendy. Przygotowując ją, możemy od razu kompletować dokumenty, które chcemy zabrać ze sobą na spotkanie.

Wybór miejsca i godziny

Czasami miejsce i godzina spotkania są nam narzucone, niemniej, jednak jeśli to my ustalamy, gdzie i o której odbędzie się spotkanie, warto dokładnie przemyśleć te kwestie. Na początku określmy, jaki dokładnie charakter ma mieć rozmowa. Z nowymi klientami czy partnerami biznesowymi najlepiej umawiać się w godzinach pracy. Jeśli zaś spotkanie ma nieco mniej formalny charakter, możemy – często dla wygody obu stron – umówić się po godzinach biznesowych. Najlepszym rozwiązaniem będzie umówienie spotkania w godzinach około południowych. Wyjątkiem jest pora letnia, gdy w południe często panują upały. Wtedy też możemy zaproponować spotkanie nieco wcześniej. Zastanówmy się, czy rozmowa będzie, przynajmniej w jakiejś części, dotyczyła spraw poufnych. Jeśli tak, wybierzmy ustronne miejsce. Możemy wtedy skorzystać na przykład z bogatej oferty sal konferencyjnych na wynajem. Jeżeli jednak rozmowa ma luźniejszy charakter, możemy spotkać się na przykład w restauracji. Pamiętajmy, że w większości przypadków korzystniej spotkać się na tak zwanym neutralnym gruncie. Daje to obu stronom poczucie równości, a przede wszystkim swobody. W niektórych sytuacjach możemy oczywiście zaaranżować spotkanie w siedzibie firmy.

Zobacz także: Jak identyfikacja wizualna pozwala zrozumieć własną firmę?

Spotkanie biznesowe – Jak się ubrać?

Znane przysłowie mówi, że jak Cię widzą, tak Cię piszą. Zasada ta obowiązuje również w przypadku spotkań biznesowych. Tutaj zobowiązani jesteśmy przestrzegać ścisłego dress codu. Mężczyźni powinni więc założyć garnitur bądź przynajmniej koszulę oraz eleganckie spodnie. Do tego należy dobrać odpowiednie obuwie, na przykład oxfordy lub derby. Panie zaś powinny postawić na klasyczną garsonkę bądź garnitur damski. Jeśli chcą wybrać sukienkę, to musi ona zakrywać ramiona oraz sięgać przynajmniej do kolan. Bardzo ważny jest również odpowiedni dobór kolorów ubrań. Zgodnie z ogólną zasadą powinniśmy postawić na stonowane kolory, takie jak granat, czerń, szarość, czy też brąz. Całkowicie zakazane są kolory neonowe, które nie kojarzą się z poważnym, biznesowym spotkaniem. O ile wybór stroju nie stanowi większego problemu w porze zimowej, o tyle latem pójście na spotkanie w długich spodniach może okazać się bardzo trudne. Niemniej jednak warto mieć świadomość, że nawet wysokie temperatury nie zwalniają nas z przestrzegania dress codu.

Punktualność przede wszystkim

Na spotkania biznesowe musimy stawić się w wyznaczonym miejscu i o wyznaczonej godzinie. Spóźnianie się jest w bardzo złym tonie, niemniej jednak wiadomo, że każdy może, chociażby utknąć w korku. Dlatego też, jeśli przewidujemy spóźnienie, koniecznie powiadommy o tym naszego rozmówcę. Naszym zadaniem jest również takie rozłożenie obowiązków, aby móc w porę dotrzeć na spotkanie. Warto z wyprzedzeniem zaplanować sobie, co danego dnia będziemy robić w pracy. Wszystko po to, aby w wirze obowiązków nie zapomnieć o umówionym spotkaniu. Co istotne, punktualność na spotkaniu dotyczy również przestrzegania agendy. Czasami rozmówcy szczegółowo planują swoje spotkanie, gdyż mają na nie jedynie określoną ilość czasu. Starajmy się więc podejść do tematów w sposób merytoryczny, dzięki czemu oszczędzimy cenny czas swój i swojego rozmówcy. Zagadywanie i poruszanie innych tematów, niż przewidziano, nie jest wtedy w dobrym tonie.

Bardzo dziękujemy za przeczytanie naszej publikacji. Mamy nadzieję, że od teraz spotkanie biznesowe będzie dla Ciebie zdecydowanie bardziej otwartym tematem. Zapraszamy do zapoznania się z innymi naszymi artykułami oraz do sprawdzenia naszej oferty produktów z gotowymi biznesplanami.

Pozdrawiamy i życzymy samych udanych spotkań.
Zespół Gotowe Biznesplany